Beheer van life-science-apparatuur: uitbesteden of niet?

Hoe ga je om met verouderde laboratoriumapparatuur die niet zomaar vervangen kan worden? Lange tijd was daar één antwoord op: isoleren. Immers, als hardware niet aan het netwerk hangt, kunnen hackers er niet zomaar bij. In tijden dat automatisering hard nodig is, onder meer vanwege de krappe arbeidsmarkt, moeten legacy-systemen tóch verbonden worden met je andere IT om zo data uit te wisselen. Dit is het punt waarop veel organisaties een IT-dienstverlener inschakelen, die de benodigde kennis en ervaring heeft om de overgang naar een hybride infrastructuur mogelijk te maken. Vóór, tijdens of na de transitie wordt vaak deze vraag opgeworpen: gaan we het beheer ook zelf doen? Daar gaat deze blog over.

Een lastig aspect van IT voor life science is decentralisatie. Vrijwel elk team, lab of afdeling heeft zijn eigen apparatuur en zorgt zelf voor het beheer. Daar werken immers de mensen die dagelijks met deze systemen werken en het beste (denken te) weten hoe ze daarmee om moeten gaan. Het beheer zijn ze er gaandeweg naast gaan doen, terwijl ze ook tijd over moeten blijven houden voor hun kerntaken. ‘Algemene’ IT-beheerders staan wat verder van de labmensen af en worden vaak niet ingelicht of ingeschakeld om in elk geval een deel van de werkzaamheden op zich te nemen. Dat maakt de drempel helaas ook hoger om uit te besteden.

Alleen maar voordelen?

Echter, of je nu een IT-dienstverlener inschakelt of je systemen toch liever in eigen beheer houdt, je ontkomt er niet aan om systemen te koppelen en het beheer te centraliseren. Wanneer je organisatiebreed gaat automatiseren, is een centraal overzicht namelijk echt nodig. Je bent dan veel minder tijd kwijt aan zaken als updates uitvoeren, bijhouden welke apparatuur verouderd dreigt te raken, en het hoofd bieden tegen cyberaanvallen.

Dat centrale beheer wordt vaak gerealiseerd met een cloudportaal binnen een hybride omgeving. Ook de legacy-systemen spelen daarin hun rol, dankzij virtualisatie. Daardoor kunnen ze ook beveiligd worden met cloud-based security, waardoor je ze niet langer van het netwerk hoeft te isoleren. Dat zijn alleen maar voordelen, zou je zeggen.

Toch kunnen zulke transities frictie opleveren, of het nu om life science gaat, of om een andere sector. Mensen zijn niet altijd even happig op veranderingen in hun manier van werken; zelfs niet met het vooruitzicht dat ze hun taken straks gemakkelijker uit kunnen voeren. Wanneer je het beheer van laboratoriumapparatuur gaat centraliseren, betekent dat dat je het aantal admin-rollen binnen je organisatie drastisch moet beperken. Dat is veiliger, omdat je voorkomt dat er allerlei veranderingen doorgevoerd worden waar misschien niets over is afgesproken.

Enthousiasmeer je labmensen

De vraag is bovendien of je in-house IT-beheerder voldoende kennis heeft van de nieuwe situatie. Net als goede laboratoriummedewerkers, zijn ervaren IT’ers lastig te vinden in deze krappe arbeidsmarkt. Deze werkzaamheden (gedeeltelijk) uitbesteden wordt dan een noodzaak. Zoals gezegd is de transitie naar een hybride infrastructuur vaak een startpunt om een IT-dienstverlener in te schakelen. Dat is vaak een mooie gelegenheid om vast te wennen aan de samenwerking met een externe partij.

Om het uitbesteden van IT-beheer soepeler te maken en de verschillende betrokkenen – ook die op de labs – te enthousiasmeren, is het raadzaam om een dienstverlener te zoeken die echt verstand heeft van de life-science-sector. Je labmensen zullen misschien aan het idee moeten wennen, maar uiteindelijk worden ze enthousiast van het idee van een partner die zijn weg weet met zaken als GMP-compliance . Dat verlaagt immers hun werkdruk en voorkomt IT-frustraties.

KEMBIT heeft jarenlange ervaring in deze sector. We leren je graag kennen, om je meer te vertellen over wat we kunnen betekenen voor je IT-beheer. Download de whitepaper Orde en netheid in je IT-huishouding: zo beheers je in life science de risico’s van verouderde IT-systemen in een GMP-context.